Riktlinje för inspelning av videomöten
Denna riktlinje gäller för inspelning av så kallade videomöten (exempelvis genom användande av inspelningsfunktionen i Teams), vid vilka bilder och/eller röster upptas.
Under videomöten upptas bland annat röster, bilder (stillbilder och/eller rörliga bilder) och namn på personer; uppgifter som utgör personuppgifter. Inspelning (upptagning), lagring, förevisning och annan hantering av sådana uppgifter i samband med videomöte utgör personuppgiftsbehandling, vilket kräver att reglerna i Dataskyddsförordningen (GDPR) och i LKAB:s riktlinjer för personuppgiftshantering iakttas.
Videomöten innehållande personuppgifter (exempelvis röster, bilder och namn) kan få spelas in (upptas), lagras och förevisas för följande ändamål:
- För att personer inom LKAB som inte haft möjlighet att närvara vid ett möte i efterhand skall kunna ta del av information från mötet. Sådan videoinspelning skall raderas när personen/personerna ifråga sett/tagit del av videon; dock senast inom tolv månader från det att inspelningen skedde.
- För att kunna användas i utbildningssyfte. Inspelningen skall raderas när utbildningen är genomförd; dock senast inom tolv månader från det att inspelningen skedde (såvida inte deltagande personer skriftligen medgivit en längre lagringstid).
- För att dokumentera omständigheter/förhållanden där dokumentation i form av inspelning av videomöte är nödvändig för att LKAB skall kunna handlägga ärenden av väsentlig betydelse för bolaget. Sådan videoinspelning skall raderas när ändamålet med inspelningen upphört. Beslut om att spela in ett videomöte för detta ändamål får tas av lägst avdelningschef eller motsvarande.
Glöm ej att inspelning i vissa fall kan vara förbjudet av sekretesskäl. Den som spelar in skall alltid vara närvarande i det möte som spelas in. De personer som närvarar i det möte som kommer att spelas in skall alltid ges information om inspelningen innan den påbörjas. Det är således ej tillåtet att spela in ett möte utan att först ha informerat om inspelningen. Ifall det råder osäkerhet ifråga om huruvida inspelning etc. får genomföras skall närmaste chef kontaktas för rådgivning i frågan.
Det krävs följaktligen att den som kan bli föremål för sådan behandling av personuppgifter som kan komma att ske i samband med videomöte (genom inspelning, lagring osv.) på förhand, på lämpligt sätt, informeras om detta.
Det är i normalfallet endast den som bjuder in till ett möte (mötesorganisatören) som har rätt att spela in och dela inspelningar från videmöten. Orsaken till detta är att LKAB såsom personuppgiftsansvarig behöver ha kontroll över att hanteringen av de personuppgifter som förekommit under ett videomöte sker i enlighet med gällande lagstiftning (bland annar GDPR).
Mötesorganisatören har att tillse att kraven i GDPR och i LKAB:s riktlinjer för personuppgiftsbehandling efterlevs; bland annat att inspelning från videomöte endast delas med behöriga personer, att det föreligger legitima ändamål för inspelningen samt att gallring av uppgifter genomförs i föreskriven tid.
Det är endast mötesorganisatören som, efter att ha informerat övriga mötesdeltagare om att inspelning kommer att ske och vad ändamålet med inspelningen är, har rätt att starta en inspelning. De står alltid mötesdeltagare fritt att välja huruvida han/hon skall förekomma på bild från videoinspelningen; genom att exempelvis välja att aktivera/avaktivera kameran på sin dator.
Inspelningar får i normalfallet inte delas med andra organisationer eller personer utanför LKAB, såvida det inte finns laglig grund för detta (exempelvis genom förekomsten av ett personuppgiftsbiträdesavtal med en leverantör).
Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter som upptas i samband med videomöten är intresseavvägning. LKAB bedömer att intresset av att behandla personuppgifter (såsom bilder och röster) i samband med videomöten, för de ändamål som angetts ovan, överväger de enskilda mötesdeltagarnas integritetsintressen.
Den som vill veta mer om hur LKAB behandlar personuppgifter, om de rättigheter som den som registreras har, om personuppgiftsansvarig organisation (och om kontaktuppgifter till nämnda organisation) etc. kan ta del av information om detta på denna sida.
