1. E-post Om en inköpare lagt till dig på sändlistan för en upphandling kommer du motta ett mail om detta. Du kan då kan öppna upphandlingen direkt från nämnda e-mailinbjudan. Se filmklipp ovan (start vid 0.44 min) för stegvis instruktion om hur du går tillväga.
2. Publik upphandlingsportal På liknande sätt som du kunde hitta aktuella upphandlingar via länk från LKAB:s hemsida kan du fortsatt nå de upphandlingar som publiceras publikt via direktlänk till vår nya leverantörsportal Coupa Supplier Portal. Se filmklipp ovan (start vid 4.27 min) för stegvis instruktion om hur du går tillväga
3. Användarkonto För att lämna anbud på publika upphandlingar måste du ha ett användarkonto där du loggar in för att se upphandlingar. Om du har blivit inbjuden till eller lagt bud på flera upphandlingar så ser du en tabell med alla upphandlingar du har åtkomst till när du loggar in. När du klickar på en länk till en upphandling visas detaljer om just den upphandlingen. Ovanför tabellen visas den senaste upphandlingen som du har fått en inbjudan till. Se filmklipp ovan (start vid 5.22 min) för stegvis instruktion om hur du går tillväga.
Du kan utöka objektet och visa ytterligare fält (till exempel beskrivning) där du kan ange uppgifter.
Om det tar tid att fylla i dina svar kan det hända att webbläsarens tidsgräns uppnås. För att inte förlora dina svar kan du fylla i uppgifterna offline i den exporterade .csv-filen och sedan importera tillbaka filen.
Om du väljer att fylla i uppgifterna online bör du spara dina ändringar ofta.
När en inköpare bjuder in dig till en upphandling får du ett mejl med en länk till upphandlingen samt kontaktuppgifter för frågor om upphandlingen eller tekniska frågor. Se ”Hur deltar jag i en upphandling” nedan för mer information.
När du öppnat upphandlingen kan du kommunicera med inköparen direkt via meddelanderutan nere till vänster.
Om du svarar på originalmejlet med inbjudan till upphandlingen skickas ditt meddelande också till inköparen.
Du som leverantör kan se att ditt anbud har lämnats via: – Flash-meddelandet som visar att anbudet gått fram. – Historiken längst ned på upphandlingssidan som visar totalbeloppet, anbudets namn och tidpunkten när anbudet lämnades.
1. Du får ett mejl från inköpsorganisationen med en inbjudan till en upphandling.
2. Följ anvisningarna i mejlet för att gå till upphandlingen.
3. Godkänn villkoren under Terms and Conditions.
4. Klicka på den aktiverade knappen ”Enter Response” längst ned på sidan för att se detaljerad information om upphandlingen.
5. Klicka på fliken ”My Response”. Beroende på typ av upphandling ser du nu en eller flera av följande sektioner: – Attachments: Bilagor, det vill säga filer som du mottar från köparen eller skickar tillbaka. Obs! Coupa Sourcing stödjer inte filer i formaten .zip eller .exe av säkerhetsskäl. – Questionnaires: Frågeformulär med frågor som köparen behöver ha dina svar på. – Items and Lots: Objekt/poster, prisuppgifter.
6. Du har följande svarsmöjligheter: – Export to Excel: Exporterar frågeformulär och objekt/poster till Excel där du kan ange ditt bud. – Import from Excel: Laddar upp ditt bud från Excel. – Save: Sparar ditt bud, men skickar det inte till köparen. – Submit Response to Buyer: Skickar ditt bud till köparen. Du kan ändra ditt bud innan tidsfristen går ut och skicka det igen.
7. När du har skickat ditt bud visas meddelandet ”Response submitted to Buyer” i ett grönt fält i cirka 5-10 sekunder.
8. I historiken längst ned på sidan kan du kontrollera att ditt bud verkligen har skickats.
Nej. Men du får direktmail i de fall en inköpare riktar en förfrågan till dig som en av flera kända leverantörer på området.
Ange inte ett pris om du inte vill delta i en upphandling. Om fältet för pris är obligatoriskt måste du dock ange ett pris.
När du får en inbjudan till en uppföljande upphandling kan du svara direkt från meddelandet. Markera antingen ”I intend to Participate” för att meddela köparen att du tänker delta senare eller ”View Event” för att gå till upphandlingssidan och fylla i dina svar. I meddelandet hänvisas även till originalupphandlingen.
På upphandlingssidan kan du granska informationen om den uppföljande upphandlingen. Under informationen om den uppföljande upphandlingen finns även en länk till originalupphandlingen. Markera ”I intend to participate in this event” och godkänn villkoren under ”Accept Terms and Conditions” för att delta i upphandlingen.
När du har markerat ”Send to Event Owner” kan du välja ”Enter Response” under ”Timeline” för att se köparbilagor, formulär, materiallistor och objekt/poster för upphandlingen. Ditt bud från den tidigare upphandlingen överförs automatiskt som ett utkast.
Du kan redigera ditt tidigare bud och skicka in det.
För information om vilka webbläsare som stöds hänvisar vi till dokumentationen till respektive Coupa-version.
Coupa Sourcing fungerar bäst med Google Chrome.
Be köparen diskvalificera ditt felaktiga bud. När köparen diskvalificerar ditt bud kan du se en meddelanderuta.
Obs! Köparen kan bara diskvalificera ditt senaste bud.
Om ditt nya bud är mindre än 50% av ditt tidigare bud kommer du att se en varningsruta: ”Ditt aktuella bud är högst 50% av ditt tidigare bud. Vill du ändå skicka detta bud?”
Om inköparen har gjort ändringar i upphandlingen måste du godkänna dessa ändringar innan du kan skicka in ditt anbud. Kryssrutan för att godkänna ändringar finns ovanför knappen ”Submit response to buyer”.
Om en inköpare väljer att ändra i en upphandling så stängs den för redigering. Följande meddelanden visas om du försöker öppna upphandlingen:
”Event is being edited This event is closed while the organizer makes changes to it. We’ll notify you when the event starts up again.”
När köparen har gjort ändringarna och publicerar upphandlingen igen skapas en ny version av upphandlingen och du får ett meddelande via mejl.
Klicka på knappen ”View Event” för att komma direkt till omarbetade upphandlingen. När du öppnar upphandlingen för att fylla i ditt bud måste du godkänna ändringarna som köparen har gjort. Om du vill ladda upp ditt bud till den omarbetade upphandlingen via Excel, måste du först exportera Excel-filen och sedan importera tillbaka den med ditt anbud.
Exportera till Excel, ange ditt anbud och importera filen igen. På det sättet kan du bearbeta anbuden offline.
Obs! Om upphandlingen stängs för redigering kan du inte ladda upp filen från den ursprungliga upphandlingen. Du måste hämta filen från den omarbetade upphandlingen.
Du kan ladda upp högst 250 MB per uppladdningen. Rekommenderat antal bilagor är max 40.
Du får återkommande mejl när slutdatumet för en upphandling närmar sig. Om du inte har lämnat ditt bud måste du göra det innan tiden går ut. Om du har lämnat ditt bud kan du bortse från påminnelsemejlen.
Du kan ändra systemspråk på Coupa Supplier Portal när du är inloggad. Klicka längst ner på sidan och välj önskat språk.
